¿Por qué añadir archivos a Avisos?

Añadir o vincular archivos proporciona a su equipo el contexto que necesitan para comprender y actuar en función de su mensaje. Incluya referencias, elementos visuales y documentos de apoyo directamente en el Aviso para que la información importante permanezca organizada y sea fácil acceder a ella en un solo lugar. También puede requerir a los responsables que firmen los archivos vinculados antes de confirmar el Aviso, para ayudar a confirmar que han revisado el contenido. Las firmas crean un registro claro de quién revisó cada archivo, lo que ayuda a su equipo a mantener registros precisos y cumplir los requisitos de conformidad.

Un Aviso con archivos añadidos y vinculados.

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What’s the difference between adding and linking files?

Add files to upload new and independent attachments specific to a Heads Up. You can also link files when you want to reference and require signatures on existing files from Documents such as manuals, records, or certificates to make them accessible whenever needed.

By choosing whether to add or link, you can share information that best fits your workflow while keeping your team informed, consistent, and aligned.

Add files

Link files

How

Upload a new file directly to the Heads Up.

Select an existing file from Documents.

Storage and updates

Files stay within the Heads Up where they were uploaded.

Files stay in Documents, but Heads Ups use the version linked at the time. Uploading a new version in Documents does not update the file in existing Heads Ups.

Examples

Sharing standalone or supporting documents.

Sharing standard documents such as policies or procedures that require a signature.

Puede requerir firmas en los archivos vinculados para asegurarse de que los responsables revisen la información importante antes de confirmar el Aviso.

Añadir archivos a un Aviso

  1. Inicie sesión en la aplicación web (opens in new tab).

  2. Seleccione Avisos en la barra lateral o selecciónelo en Más.

  3. Haga clic en Crear un Aviso en la parte superior derecha de la página o en editar un Aviso.

  4. Arrastre sus archivos a la sección "Añadir archivos multimedia" en el lado izquierdo de la página o haga clic en Navegue hasta vincular o subir para seleccionar archivos.

  5. En la ventana emergente, haga clic en Subir.

  6. Arrastre sus archivos o haga clic en examinar para seleccionar archivos.

Haga clic en "Explorar para vincular o subir" en la sección Añadir archivos multimedia para subir un archivo en un Aviso.

Vincular archivos a un Aviso

  1. Inicie sesión en la aplicación web (opens in new tab).

  2. Seleccione Avisos en la barra lateral o selecciónelo en Más.

  3. Haga clic en Crear un Aviso en la parte superior derecha de la página o en editar un Aviso.

  4. En el lado izquierdo de la página, debajo de "Añadir archivos multimedia", haga clic en Navegue hasta vincular o subir para seleccionar archivos.

  5. En la ventana emergente, seleccione los archivos que desea vincular.

  6. Active o desactive "Requerir firma" si desea que los usuarios añadan una firma antes de confirmar un Aviso.

  7. Haga clic en Añadir.

Haga clic en "Explorar para vincular o subir" en la sección Añadir archivos multimedia para vincular un archivo que requiera firma en un Aviso.

La función de vincular y desvincular archivos de Documentos solo está disponible en la aplicación web.

Desvincular un archivo de un Aviso

Solo puede desvincular archivos de Avisos no publicados.

  1. Inicie sesión en la aplicación web (opens in new tab).

  2. Seleccione Documentos en la barra lateral o selecciónelo en Más.

  3. Haga clic en en el lado derecho del archivo y seleccione Gestionar elementos vinculados.

  4. Seleccione Avisos en la parte superior de la página.

  5. Marque la casilla en el lado izquierdo del Aviso.

  6. Haga clic en Desvincular en la parte inferior de la página.

  7. En la ventana emergente, haga clic en Eliminar.

Haga clic en "Gestionar elementos vinculados" en un archivo de Documentos y seleccione el Aviso para desvincularlo en la pestaña Avisos.

Haga clic en Novedades y seleccione hasta 2 funciones con las que desee vincular Documents. Sus comentarios ayudarán a dar forma al futuro de Documents.

Preguntas frecuentes