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Was ist der Unterschied zwischen dem Hinzufügen und dem Verknüpfen von Dateien und Ordnern?

Ganz gleich, ob Sie Dateien und Ordner zu einem Standortprofil hinzufügen oder mit diesem verknüpfen – Sie stellen Ihrem Team damit die Dokumentation zur Verfügung, die für den Betrieb eines Standorts erforderlich ist, wie z. B. Konformitätsbescheinigungen, Grundrisse oder Arbeitsanweisungen. Indem Sie diese Dateien im Standortprofil ablegen, können Standortmitarbeiter und -leiter alles, was sie benötigen, an einem Ort finden.

Sie können eine neue Datei von Ihrem Gerät hinzufügen. Dadurch wird die Datei auf der Website, auf die Sie sie hochladen, sowie in der Funktion „Dokumente“ gespeichert. Sie können auch bereits in der Funktion „Dokumente“ gespeicherte Dateien und Ordner verlinken. In beiden Fällen werden Änderungen an der Datei auf jedes Website-Profil übertragen, dem die Datei hinzugefügt oder mit dem sie verlinkt ist.

Möglichkeiten zum Hinzufügen oder Verknüpfen von Dateien und Ordnern

Die folgende Tabelle zeigt, wo die einzelnen Methoden verfügbar sind, welche Funktionen sie bieten und wo die Dateien gespeichert werden.

Wo

Was Sie tun können

Dateitypen

Speicherort

Registerkarte „Dokumente“ im Standort-Profil

Laden Sie Dateien von Ihrem Gerät hoch oder verknüpfen Sie vorhandene Dateien und Ordner, die bereits in „Dokumente“ gespeichert sind.

CSV, DOC, DOCX, GIF, JPEG, JPG, PDF, PNG, WEBP, XLS und XLSX

• Hochgeladene Dateien verbleiben auf dem Standort und im Ordner „Dokumente“ und werden überall dort aktualisiert, wo sie verlinkt sind.

• Verlinkte Dateien und Ordner verbleiben im Ordner „Dokumente“ und werden überall dort aktualisiert, wo sie verlinkt sind.

Seite „Verknüpfte Elemente verwalten“ unter „Dokumente“

Eine Datei oder einen Ordner mit mehreren Standorten verknüpfen.

CSV, DOC, DOCX, GIF, JPEG, JPG, PDF, PNG, WEBP, XLS und XLSX

Verlinkte Dateien und Ordner verbleiben im Ordner „Dokumente“ und werden überall dort aktualisiert, wo sie verlinkt sind.

Eine Datei zu einem Standort hinzufügen

  1. Melden Sie sich in der Web-App an (opens in new tab).

  2. Klicken Sie unten links auf der Seite auf den Namen Ihrer Organisation und wählen Sie Standorte aus.

  3. Wählen Sie einen Standort aus.

  4. Klicken Sie oben auf der Seite auf die Registerkarte Dokumente.

  5. Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf Dateien hinzufügen.

  6. Klicken Sie in dem Popup-Fenster auf Hochladen.

  7. Ziehen Sie Ihre Dateien in das Popup-Fenster oder klicken Sie auf durchsuchen, um Dateien von Ihrem Gerät auszuwählen.

  8. Um Ihre Dateien in einem verknüpften Ordner zu speichern, klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie einen vorhandenen Ordner aus oder klicken Sie auf Neuer Ordner, um einen neuen Ordner zu erstellen.

  9. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Klicken Sie auf „Dateien hinzufügen“, um eine neue Datei zu einem Standort hochzuladen, und wählen Sie einen verknüpften Ordner aus, in dem die Datei gespeichert werden soll.

Der Standort, zu dem Sie eine Datei oder einen Ordner hochladen, wird zu deren Standard-Standort. Wenn Sie Berechtigung „Dokumente: Dokumente verwalten“ in einer Standort-Rolle haben, können Sie eine Datei nur von ihrem Standard-Standort aus bearbeiten oder archivieren.

Um Dateien und Ordner über die Registerkarte Dokumente in einem Standort-Profil zu verknüpfen, benötigen Sie Berechtigung „Dokumente: Dokumente verknüpfen“ in Ihrer Standort-Rolle.

Dateien und Ordner mit einem Standort verknüpfen

  1. Melden Sie sich in der Web-App an (opens in new tab).

  2. Klicken Sie unten links auf der Seite auf den Namen Ihrer Organisation und wählen Sie Standorte aus.

  3. Wählen Sie einen Standort aus.

  4. Klicken Sie oben auf der Seite auf die Registerkarte Dokumente.

  5. Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf Dateien hinzufügen.

  6. Klicken Sie im Popup-Fenster auf Verknüpfen.

  7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Datei oder dem Ordner, den Sie verknüpfen möchten.

  8. Klicken Sie auf Dateien hinzufügen.

Klicken Sie auf „Dateien hinzufügen“ und aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Datei, um sie mit einem Standort zu verknüpfen.

Sie benötigen Mindestens „Lesezugriff“ auf die Datei, um eine Datei oder einen Ordner mit einem Standort zu verknüpfen.

Einschränkungen

  • Beim Hochladen von Dateien können Sie nur Ordner auswählen, die bereits mit dem Standort verknüpft sind.

  • Beim Verknüpfen von Dateien können Sie jeweils nur einen Ordner auswählen.

  • Nur bei Ordnern, die direkt mit dem Standort verknüpft sind, köann die Verknüpfung aufgehoben werden. Unterordner und Dateien innerhalb eines verknüpften Ordners können nicht einzeln entkoppelt werden.

  • Mit einer Website-Rolle können Sie keine Dateien oder Ordner löschen, es sei denn, Sie sind der Eigentümer.

  • Sie können den Speicherort einer Datei oder eines Ordners nicht ändern. Wenn Sie die Verknüpfung einer Datei oder eines Ordners mit ihrem Speicherort aufheben, wird sie bzw. er stattdessen im Ordner „Dokumente“ gespeichert.

Häufig gestellte Fragen